Elektronická spisová služba 

Aplikace WESS – Elektronická spisová služba Vám umožní komplexní evidenci dokumentů, a to zcela v souladu s předepsaným národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Zároveň se však přizpůsobí Vašim konkrétním potřebám. Své dokumenty budete moci snadno vytvářet, upravovat, evidovat, vyřizovat, vyhledávat, přijímat i odesílat a predevším uchovávat. To vše v pohledném a intuitivním prostředí.

Samozřejmostí programu WESS je možnost propojit jej se systémem datových schránek a systémem Czech POINT. Přizpůsobte činnost svého úřadu či organizace požadavkům aktuálního znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Současně si usnadněte každodenní práci.
 

Základní vlastnosti:



Příjem a odeslání dokumentů

Systém WESS přijímá a odesílá dokumenty jak poštou klasickou poštou, tak elektronickou. Díky napojení na datové schránky je možné posílat dokumenty do datové schránky přímo ze systému WESS. Při doručení pošty do emailové a datové schránky z nich systém vytvoří dokumenty a automaticky eviduje doručenky z datové schránky.


Napojení na multifunční zařízení Konica Minolta

Mezi další funkce systému WESS patří import naskenovaných dokumentů z multifunkčních zařízení Konica Minolta do systému elektronické spisové služby.


Elektronický oběh dokumentů

Systém WESS umí předávat a přidělovat dokumenty mezi jednotlivými funkčními místy. Poskytuje úplný přehled o manipulaci s dokumentem, o jeho oběhu v rámci organizace a o jeho aktuálním stavu (vyřízený, uzavřený, stornovaný, ztracený atd.). Zaznamenává každý pohyb dokumentu i zásah do něho.


Ukládání a skartace dokumentu

Systém WESS ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny. Samozřejmostí je evidence skartačních znaků a lhůt. Umožňuje vytvořit spisový a skartační plán presně na míru.



Klíčové výhody:



Zefektivnění pracovních postupů

Díky jednoduchému a intuitivnímu rozhraní odpadá náročná a zdlouhavá administrativa spojená s pořizováním dokumentů, které vstupují do spisové služby.


Splníte zákonnou povinnost

Nabízené rešení je plně v souladu s platnou legislativou reprezentovanou následujícími předpisy:

Zákon 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdejších predpisů
Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
Zákon 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů
Vyhláška MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Vyhláška MV č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek


Komplexní napojení na datové schránky a Czech Point

Napojením elektronické spisové služby na datové schránky a systém Czech Point získáte komplexní a uživatelsky jednoduchý nástroj pro komunikaci.


Snadné orientace a vyhledávání v dokumentech

Dohledání každého dokumentu v elektronické spisové službě je záležitostí několika málo vteřin. Díky automaticky vedenému podacímu deníku, přidělování čísel jednacích, budete mít v dokumentech vždy přehled.