ScanFlow 

Popis:

ScanFlow - převod papírových dokumentů do wordu či excelu jedním dotekem

ScanFlow je nástrojem, který umožňuje pomocí multifunkcí Konica Minolta převádět papírové dokumenty do editovatelných či prohledávatelných formátů. Navíc ScanFlow nabízí i základní řešení pro archivaci dokumentů ovládané přes zařízení Konica Minolta, které se tak stává skenovacím rozhraním archívu.

Použití multifunkčních zařízení Konica Minolta s aplikací ScanFlow je tím nejjednodušším způsobem, jak všem svým zaměstnancům zpřístupnit možnost převodu papírových dokumentů do Wordu nebo Excelu, aniž by museli použít jakoukoliv další aplikaci nebo zvláštní (pro tyto účely určený) přístroj. Již vytištěné dokumenty tak lze snadno upravovat bez nutnosti pracného přepisování a to pomocí zařízení, které je v kanceláři denně používáno.



Vlastnosti:

Převod dokumentů

Nejzajímavější vlastností ScanFlow je schopnost převádět papírové dokumenty do jejich editovatelných formátů. Díky tomu je možné:

- zpracovávat dokumenty, které Vám byly zaslány v papírové podobě
- citovat část z textu dokumentu bez nutnosti časově náročného přepisování
- část textu korigovat a následně dále zpracovat - není problém upravit chybný údaj v tabulce nebo opravit gramatickou chybu, i když se jedná o tištěný dokument bez elektronického originálu.

Navíc je tato funkce zprostředkovaná přístrojem, který uživatelé využívají dennodenně, mimo jiné i jako skenovací zařízení. Proto je použití ScanFlow velice intuitivní a přirozené.


Skenování do archívu 

Velkou výhodou ScanFlow je integrace základního archivačního řešení. Všechny dokumenty v archívu jsou ukládány ve formátu sPDF, který zachovává vzhled původního dokumentu (naskenovaný obrázek je nezměněn) a současně do dokumentu vkládá textovou vrstvu, kterou ScanFlow na papíře rozpoznalo. Tím je umožněno fulltextové prohledávání v celém archívu, které je nesrovnatelně rychlejší oproti vyhledávání v klasickém papírovém archívu.

ScanFlow umožňuje v rámci archívu i správu adresářů. Vhodnou volbou těchto adresářů se vytváří struktura určená k archivaci jednotlivých typů dokumentů, a tak například naskenované faktury nebo dodací listy budou uloženy na jednom místě. Tato struktura v kombinaci s tím, že jsou dokumenty převáděny do prohledávatelného formátu sPDF, zajišťuje velmi snadné nalezení jakéhokoliv dokumentu.


Skenování do emailu 

ScanFlow zachovává mimo jiné i standardní skenovací funkce zařízení. Kromě možnosti výběru ze standardních obrazových formátů, jakými jsou TIFF, JPEG, XPS nebo PDF a nastavení kvality výstupního obrazu, získáváte především jednodušší výběr cílového příjemce skenů.


Správa uživatelů 

ScanFlow může být propojeno s adresářovými službami (typicky LDAP), v rámci kterých lze vyhledávat mezi uživateli. Vybraný a autentifikovaný uživatel se pak automaticky stává příjemcem skenovaných dokumentů a tato data uživatele se také využijí jako metadata zpracování dokumentů. Kromě těchto metadat má uživatel možnost zadávat i další, která se využijí pro následnou práci s dokumenty. Lze tak efektivně řídit, kdo má právo ScanFlow používat a kdo ne.

V případě že LDAP není dostupné, obsahuje ScanFlow svou vlastní interní databázi uživatelů. Ta může obsahovat jak email příjemce, tak i jeho sdílenou složku. Pak záleží už pouze na uživateli, kam si dokumenty odešle - zda do emailu nebo do složky svého počítače. Navíc lze takovéto účty zabezpečit
heslem, takže nikdo nepovolaný nebude mít příležitost ScanFlow zneužít.
 

Klíčové výhody:
 

Uživatele nadchne 

výrazné usnadnění práce odstraněním pracného a časově náročného přepisování papírových dokumentů
intuitivní ovládání, pomocí něhož jsou tištěné dokumenty převedeny do Wordu či Excelu jedním dotekem
není nutné ovládat další aplikace či zařízení a učit se pracovat s jinou technikou, než která je dennodenně používána
vysoká rychlost zpracování, kdy výsledné soubory jsou doručovány do emailu či datového úložiště během několika sekund


Co zaujme finančního ředitele 

nízké pořizovací náklady - není nutný nákup mnoha licencí pro každého z uživatelů, pro všechny uživatele stačí pouze jedna licence umístěná na serveru a zpřístupněná uživatelům prostřednictvím multifunkčního zařízení
několikanásobné zrychlení a zjednodušení práce zaměstnanců, kteří neztrácí čas při prohledávání papírových dokumentů
efektivnější využití práce zaměstnanců, kteří zbytečně neplýtvají úsilím nad mechanickým opisem dokumentů


IT správce uvítá

jednoduchou centrální správu bez ohledu na velikost řešení
propojení s adresářovými službami, které zjednodušují administraci uživatelů
zpřístupnění rozpoznávání textu uživatelům bez nutnosti rozšiřování strojového parku v kancelářích